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Outlookのおすすめメール設定

おはようございます。ゴローです。

今回は、Outlookのおすすめメール設定をご紹介します。

目的

こんな人に読んでほしいです。

  • 仕事でOutlookを使用しているが、効率化したい人
  • Outlookの使い方を教わったことがない人

今回の記事は、以下2点を目的に作成しました。

  • メールの確認漏れをなくす
  • メールの検索方法を理解する

ぜひチェックしてみてください。

参考にしたもの

私は、Udemyで今回の内容を学習しました。

おすすめなので、ぜひチェックしてみてください。

Udemyリンク:

『アウトルック最速仕事術』基礎~中級編  ~Outlook時短術の極意~

https://www.udemy.com/course/outlook_saisoku/?couponCode=ST6MT42324

メール受信は、「受信トレイ」のみにしよう! 仕分けルールは使わない

まず、メール受信は、初期設定の「受信トレイ」のみとします。

メールをチェックしたら、「タスク」 or 「アーカイブ」に仕分けます。

基本は、「アーカイブ」フォルダへ移動させます。

案件依頼や後日対応が必要なメールについては、「タスク」として、「受信トレイ」に残します。

このようなフローにすることで、メールの確認漏れがなくなり、「受信トレイ」に残ったものが「タスク」として残るため、整理できますね。

仕分けルールを過度に利用すると効率悪いので、次に紹介する検索フォルダーを活用しましょう!

「検索フォルダー」を使おう! 仕分けルールの代わりになります

「受信トレイ」と同じ階層に「検索フォルダー」があります。

私はこれまで眼中になく使ったことがなかったのですが、これがとても便利です。

検索条件を指定して、参照先のフォルダからメールを検索し、フォルダにまとめてくれます。

検索条件は、特定のメールアドレスや特定の文字列などたくさんあるので、ぜひチェックしてみてください。

私は、案件管理のため案件番号を検索条件にすることがほとんどです。

案件が終わったら、検索フォルダーを削除しますが、メール自体は「アーカイブ」フォルダに残るので安心してください。

終わり

自分の行動が改善されると、アップデートされたようで嬉しいね

以上、ありがとうございましたー

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ゴロー
おはようございます。ゴローです。 収益1万円を目指しています。

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