おはようございます。ゴローです。
今回は、Outlookのおすすめメール設定をご紹介します。
目的
こんな人に読んでほしいです。
- 仕事でOutlookを使用しているが、効率化したい人
- Outlookの使い方を教わったことがない人
今回の記事は、以下2点を目的に作成しました。
- メールの確認漏れをなくす
- メールの検索方法を理解する
ぜひチェックしてみてください。
参考にしたもの
私は、Udemyで今回の内容を学習しました。
おすすめなので、ぜひチェックしてみてください。
Udemyリンク：
『アウトルック最速仕事術』基礎～中級編 ～Outlook時短術の極意～
https://www.udemy.com/course/outlook_saisoku/?couponCode=ST6MT42324
メール受信は、「受信トレイ」のみにしよう！ 仕分けルールは使わない
まず、メール受信は、初期設定の「受信トレイ」のみとします。
メールをチェックしたら、「タスク」 or 「アーカイブ」に仕分けます。
基本は、「アーカイブ」フォルダへ移動させます。
案件依頼や後日対応が必要なメールについては、「タスク」として、「受信トレイ」に残します。
このようなフローにすることで、メールの確認漏れがなくなり、「受信トレイ」に残ったものが「タスク」として残るため、整理できますね。
仕分けルールを過度に利用すると効率悪いので、次に紹介する検索フォルダーを活用しましょう！
「検索フォルダー」を使おう！ 仕分けルールの代わりになります
「受信トレイ」と同じ階層に「検索フォルダー」があります。
私はこれまで眼中になく使ったことがなかったのですが、これがとても便利です。
検索条件を指定して、参照先のフォルダからメールを検索し、フォルダにまとめてくれます。
検索条件は、特定のメールアドレスや特定の文字列などたくさんあるので、ぜひチェックしてみてください。
私は、案件管理のため案件番号を検索条件にすることがほとんどです。
案件が終わったら、検索フォルダーを削除しますが、メール自体は「アーカイブ」フォルダに残るので安心してください。
終わり
自分の行動が改善されると、アップデートされたようで嬉しいね
以上、ありがとうございましたー
